Verifactu: qué es, qué cambia y por qué debe preocupar (o interesar) a empresas y autónomos

Verifactu entra en escena como el nuevo sistema de facturación obligatorio que unifica, securiza y reporta las facturas a la Agencia Tributaria.

Este sistema será obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2026 y para los autónomos en una fase posterior (plazo ampliado hasta julio de 2026 en la práctica).

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema impulsado por la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT) para que los programas y sistemas de facturación generen facturas verificables en un formato normalizado y con envío o registro ante la AEAT.

Busca evitar manipulaciones de los libros y sistemas informáticos de facturación y facilitar la verificación en tiempo real o casi real. La AEAT ofrece además una aplicación gratuita para emitir facturas verificables, pensada para negocios con volumen reducido.

En la práctica: cómo funciona y qué cambios introduce

• Registro/verificación: los puntos clave de una factura (emisor, receptor, importe, fecha, conceptos, etc.) deberán quedar registrados en un registro de facturación que cumpla los requisitos técnicos de Verifactu. Muchas soluciones añadirán un sello/verificador y un código QR que referencia la verificación en la AEAT.
• Software certificado: las empresas deberán usar programas de facturación compatibles con Verifactu o la aplicación oficial de la AEAT. Desde julio de 2025 ya solo pueden comercializarse programas homologados.
• Modo de comunicación: existen distintos modos: envío proactivo a la AEAT en tiempo real, registro local con posibilidad de consulta por la AEAT, o uso de la app de la AEAT para emitir y remitir facturas. La implementación técnica depende del sistema de facturación de cada empresa.

Plazos y quiénes están obligados

• Sociedades y empresas: obligación desde 1 de enero de 2026.
• Autónomos y profesionales: plazos más largos: la normativa fija flexibilidades y un calendario de implantación escalonado (en muchos casos, 1 de julio de 2026 como fecha límite práctica).
• Exclusiones: el régimen foral (País Vasco y Navarra) queda excluido del régimen común; conviene consultar las FAQ de la AEAT para detalles sobre exenciones y regímenes especiales.

Novedades que aporta Verifactu

1. Estandarización de formatos y procesos de facturación.
2. Sello/verificación y QR en facturas, que facilitan la comprobación por clientes y administración.
3. Mayor interoperabilidad entre software, evitando facturas cerradas en formatos propietarios.
4. Aplicación oficial gratuita para emitir facturas pequeñas o para autónomos sin software propio.
5. Controles automatizados por parte de la AEAT y consulta en línea de registros de facturación.

¿Servirá para un mayor control fiscal?

Sí. Verifactu incrementa de manera clara la capacidad de control de la AEAT sobre la información de facturación: los registros verificables reducen las posibilidades de modificar retrospectivamente series, omitir facturas o manipular entregas y cobros sin huella electrónica. Los expertos consideran que el objetivo principal es combatir el fraude y la economía sumergida, y aumentar la trazabilidad de las operaciones.

Riesgos y efectos adversos para los usuarios

• Privacidad y protección de datos: al aumentar el intercambio de datos con la AEAT surgen dudas sobre quién accede a qué información y sobre los requisitos de seguridad.
• Coste y barrera técnica: adaptación de software, formación del personal y actualización de procesos pueden suponer costes para pymes y autónomos.
• Dependencia de terceros: si se contrata un software externo, el cumplimiento dependerá de ese proveedor.
• Riesgo de sanciones ante errores técnicos: errores en la implementación o en los registros pueden acarrear multas significativas.

Sanciones: a qué se arriesga quien no cumpla

La normativa fiscal establece sanciones relevantes para incumplimientos relacionados con Verifactu y software no conforme. Esto incluye multas por uso de software no certificado, manipulación de registros o errores graves en las facturas, que pueden acumularse según la gravedad y duración del incumplimiento.

Consecuencias prácticas para la gestión diaria

• Facturación en el punto de venta: los TPV y cajas deben integrarse con sistemas Verifactu o mantener un flujo que permita generar facturas verificables.
• Relación con clientes y proveedores: el receptor podrá comprobar el estado de verificación de la factura, reforzando la confianza pero exigiendo precisión desde el origen.
• Contabilidad y auditoría: mayor trazabilidad facilita cierres contables, pero obliga a registrar rutinas y controles internos nuevos.

Recomendaciones para empresas y autónomos

1. Consulta la AEAT: revisa la documentación oficial y FAQ de Verifactu.
2. Habla con tu proveedor de software: confirma compatibilidad Verifactu y guarda la documentación técnica.
3. Valora la app gratuita de la AEAT si tu volumen de facturación es pequeño o como medida temporal.
4. Revisa contratos con terceros (TPV, contabilidad en la nube) y asegúrate de las cláusulas sobre cumplimiento normativo y responsabilidad.
5. Documenta los procesos: políticas internas de emisión, copias de respaldo, control de series y responsables.
6. Consulta a tu asesor fiscal para valorar impacto y evitar sanciones.

Otros aspectos relevantes

• Impacto en el mercado de software: crecerá la demanda de soluciones compatibles y habrá negocio en consultoría y migración.
• Posibles mejoras a medio plazo: reducción de la morosidad al poder comprobar facturas rápidamente y automatización de ciertas obligaciones fiscales.
• Riesgo reputacional: errores o sanciones pueden afectar la imagen de la empresa ante clientes y bancos.
• Necesidad de formación: tanto administrativa como técnica, especialmente en pymes y despachos.

Verifactu representa un cambio estructural: más control y trazabilidad para la AEAT, pero también obligaciones nuevas y costes de adaptación para empresas y autónomos. La mejor estrategia es informarse, coordinarse con proveedores y asesores fiscales, y aprovechar herramientas oficiales mientras se planifica la migración. Con buena preparación, la transición puede reducir fraude y mejorar procesos; sin preparación, puede convertirse en un foco de sanciones y problemas operativos.