Cómo organizar unas fiestas patronales paso a paso

Organizar unas fiestas patronales con éxito implica mucho más que contratar orquestas o montar una verbena.

Las comisiones y asociaciones vecinales deben cumplir una serie de trámites legales, fiscales y logísticos para garantizar que todo se desarrolle sin contratiempos.

Cómo organizar unas fiestas patronales paso a paso

A continuación, te ofrecemos una guía práctica para entidades organizadoras, con todo lo que necesitas saber para planificar unas fiestas seguras, legales y bien gestionadas.

📌 1. Crea una entidad organizadora con respaldo legal

Si no existe ya una asociación cultural o comisión de fiestas legalmente constituida, lo primero será formalizarla:

• Constituye una asociación sin ánimo de lucro y redacta sus estatutos.
• Inscríbela en el registro autonómico correspondiente.
• Solicita el CIF a la Agencia Tributaria, imprescindible para abrir cuentas, emitir facturas y firmar contratos.

¿Por qué es importante? Porque así se evita que los miembros respondan con su patrimonio personal ante posibles incidentes legales o económicos.

📝 2. Tramita los permisos necesarios

Cada concello tiene sus requisitos, pero en general se deben solicitar:

• Permiso de ocupación de vía pública: para instalar escenarios, casetas, atracciones o barras.
• Autorización de instalación eléctrica temporal, emitida por un técnico autorizado.
• Comunicación de actividad: indicando horarios, medidas de seguridad, aforo previsto, etc.

También se recomienda:

• Notificar el evento a Policía Local y Guardia Civil, especialmente si se prevé gran afluencia.
• Contratar seguridad privada si lo exige la normativa.
• Elaborar un plan de autoprotección, obligatorio en algunas comunidades autónomas según el tipo de evento.

🎶 3. Si hay espectáculos, hay más requisitos

Para orquestas, DJs, teatro, animación o cualquier espectáculo público, es necesario:

• Autorización autonómica de espectáculos públicos y actividades recreativas.
• Contratar a los artistas mediante contrato legal, con alta en la Seguridad Social si procede.
• Cumplir con los niveles de sonido permitidos y las condiciones técnicas exigidas.

💶 4. Ten en cuenta las obligaciones fiscales

Las fiestas patronales también pasan por Hacienda:

• Si se generan ingresos (rifas, barra, patrocinios…), hay que emitir facturas y declarar IVA e IRPF.
• Las orquestas y artistas deben llevar retención de IRPF, y tú tienes que ingresar esa retención.
• Hay que llevar una contabilidad clara y documentar todos los ingresos y gastos.

Sugerencia: contar con la ayuda de una gestoría evita errores y sanciones.

🍻 5. Licencias sanitarias y para la venta de bebidas

Si hay barra, comida o bebida, se necesita:

• Licencia de actividad temporal o sanitaria del concello.
• Personal con carnet de manipulador de alimentos.
• Cumplimiento estricto de horarios y prohibición de venta de alcohol a menores.

Además, se deben extremar las condiciones de higiene, sobre todo en espacios al aire libre.

🛡️ 6. Seguros obligatorios y prevención de riesgos

Para evitar sustos legales:

• Contrata un seguro de responsabilidad civil que cubra daños a terceros.
• Si hay atracciones, actividades deportivas o infantiles, conviene tener un seguro de accidentes.
• Asegúrate de cumplir con las normas de prevención de riesgos laborales, incluso si los colaboradores son voluntarios.

🔐 7. Protección de datos y derechos de imagen

Si vas a difundir fotos o vídeos del evento:

• Informa con carteles visibles.
• Evita publicar imágenes identificables de menores sin autorización.
• Asegúrate de cumplir con la LOPDGDD y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

✅ 8. Checklist de documentación básica

Antes de empezar las fiestas, asegúrate de tener:

• CIF de la entidad organizadora.
• Permisos municipales y autonómicos.
• Contratos con orquestas y proveedores.
• Declaraciones fiscales al día.
• Seguros de responsabilidad y accidentes.
• Plan de autoprotección (si aplica).
• Licencias sanitarias y de venta.

📆 9. Cronograma de trabajo recomendado

🙌 Consejo final

Una fiesta bien organizada es una fiesta segura. Más allá de lo artístico o popular, cumplir con todos los trámites garantiza tranquilidad a la organización y al vecindario.